Галузеве рішення "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" призначене для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, які використовують автотранспорт для власних потреб.
Рішення складається з наступних основних підсистем:
· Управління автопарком;
· Управління замовленнями і диспетчеризація;
· Облік подорожніх листів;
· Облік ПММ і технічних рідин;
· Облік ремонтів і агрегатів;
· Облік ДТП і штрафів;
· Складський облік запчастин і витратних матеріалів;
· Облік роботи водіїв;
· Взаєморозрахунки з контрагентами;
· Облік доходів і витрат;
· Обмін даними с "BAS Бухгалтерія".
Управління замовленнями і диспетчеризація
Вирішуються такі завдання:
· Облік та розподіл замовлень на автомобілі;
· Облік рознарядок;
· Робота з маршрутними листами.
ПП "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі.
Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.
У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:
· адреси та часові вікна доставки вантажів;
· параметри і характеристики вантажу;
· послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;
· вимоги до транспорту.
У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.
АРМ Диспетчера призначений для автоматизації робочого місця диспетчера.
Основне призначення АРМ – допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.
Можливості:
· Швидкий підбір замовлень;
· Заповнення документів "Маршрутний лист”;
· Робота з журналом "Маршрутні листи";
· Робота з журналом "Подорожні листи";
· Групове формування і друк документів "Рознарядка".
Взаєморозрахунки з контрагентами
Вирішуються такі завдання:
· ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;
· розрахунок вартості наданих послуг;
· формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.
Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та ін.
У програмі можливо:
· налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;
· встановлювати фіксовані тарифи;
· створювати складні тарифи.
На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі "Товарно-Транспортна накладна", який може бути створений усередині подорожнього листа.
За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.
Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.
Підтримується вивантаження документів реалізації в ПП "BAS Бухгалтерія".
Облік доходів і витрат
Вирішуються завдання:
· Облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;
· Гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат;
· Облік інших витрат на автомобілі.
Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.
Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.
Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.
За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.
Управління автопарком
Вирішуються основні завдання:
· ведення довідника транспортних засобів;
· облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;
· облік виробітку ТЗ і обладнання.
Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику "Транспортні засоби та обладнання".
Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків.
При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту "Контроль термінів наближення ТО", а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.
Функціональні можливості програми також дозволяють:
· вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;
· завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі.
При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.
Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.
Облік подорожніх листів
У програмі можна виписувати і обробляти подорожні листи різних видів:
· Легкового автомобіля;
· Вантажного автомобіля (погодинний, відрядний);
· Спеціального автомобіля;
· Міжміського автомобіля;
· Автобуса;
· Фізичної особи-підприємця;
· Рапорт про роботу будівельної машини.
Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.
Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.
При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.
На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:
· Напрацювання обладнання в мотогодинах;
· Карка роботи ТЗ;
· Пробіг ТЗ;
· Виробіток транспортних засобів;
· Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта) та інші звіти.
Облік ПММ і технічних рідин
Вирішуються такі завдання:
· Облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля;
· Облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі;
· Контроль і інвентаризація залишків ПММ та тех. рідин на ТЗ.
Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива
Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.
Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).
Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.
Заправки і зливи ПММ
Основні можливості:
· Облік фактів зливів палива;
· Можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;
· Облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;
· Можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами;
· Можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.
Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:
· Відомість руху ПММ;
· Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;
· Заправки ПММ;
· Порівняння заправок за пластиковими картками.
Облік ремонтів і агрегатів
Основні можливості:
· Облік заявок на ремонт;
· Облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні і в сторонніх автосервісах;
· Друк форми "Вимога-накладна" з документу "Ремонтний лист";
· Облік агрегатів;
· Облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.
Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: "Планування ТО", "Графік ТО".
Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.
У підсистемі "Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів" виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.
Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й розрізі місць установки.
Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:
· встановлювати, замінювати, знімати шини;
· перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.
У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.
Облік ДТП і штрафів водіїв
У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).
Функціонал надає наступні можливості:
· Облік і оформлення документів про ДТП;
· Облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах;
· Ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;
· Ведення рейтингу водіїв-порушників.
Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.
У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.
Функціонал надає наступні можливості:
· Друк форми згоди для утримання штрафів з з/п;
· Зберігання фотографій порушень;
· Ведення рейтингу водіїв-порушників;
· Ведення аналітики за видами нарушений ПДР.
У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.
Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.
Складський облік запчастин і витратних матеріалів
Основні можливості:
· Облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;
· Облік видачі запчастин і витратних матеріалів;
· Внутрішнє переміщення номенклатури між складами;
· Списання товарів на автомобіль;
· Можливість проведення інвентаризацій;
· Контроль актуальних залишків товарів на складах.
Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.
Облік роботи водіїв
Вирішуються основні завдання:
· Облік виробітку та робочого часу водіїв;
· Нарахування заробітної плати за подорожніми листами.
Функціональні можливості дозволяють:
· формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.);
· формувати табеля обліку робочого часу.
Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі "Нарахування зарплати".
Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в ПП "BAS Бухгалтерія".